Planner Bij Een Certificerende Instelling - Een Kijkje Achter De Schermen.

Mijn ervaringen als Planner bij een Certificerende Instelling.


Marco Visser | 28 februari 2020.
(bij DNV GL Business Assurance werkzaam geweest van 1996-2011)


Afbeelding: CheckList


In de afgelopen jaren ben ik in diverse functies werkzaam geweest. In het artikel van vandaag een kijkje achter de schermen bij de functie van Planner bij een certificerende instelling.

Om maar bij het begin te beginnen.


Wat is een certificerende instelling?

Eén van de diensten die een certificerende instelling aanbiedt is:

"Het optimaliseren van bedrijfsprestaties door certificeren van managementsystemen."
--website DNV GL.

Voldoet een organisatie aan bepaalde eisen (veelal internationaal vastgestelde normen) dan ontvangt het een welverdiend certificaat. Hiermee kan de organisatie aantonen dat hun managementsysteem voldoet aan de eisen van bijvoorbeeld de ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 14001 (milieumanagement), ISO 27001 (informatiebeveiliging) en BRC (voedselveiligheid).

Een certificerende instelling is door één of meerdere (officiële) instanties geaccrediteerd om organisaties voor bepaalde normen te mogen certificeren.

Enkele van deze instellingen zijn bijvoorbeeld (in alfabetische volgorde): BSI, Bureau Veritas, DNV GL Business Assurance, Lloyd’s Register en SGS.

Maar voor het zover is moet een organisatie eerst nog worden gecertificeerd.

De Planning

De planning komt niet alleen in actie als een organisatie de overeenkomst heeft getekend, maar ook in het offerte traject werken ze regelmatig samen met de Sales afdeling.

Om na te gaan of een organisatie aan een bepaalde norm voldoet zal er eerst een audit (controlebezoek) bij de desbetreffende organisatie moeten worden uitgevoerd. Zo'n audit wordt uitgevoerd door één of meerdere auditor(en).

Het is niet zo dat iedereen zomaar een audit mag uitvoeren. Een auditor moet gekwalificeerd zijn om bepaalde audits te mogen uitvoeren. Een auditor met een voedsel achtergrond naar een bouwplaats sturen is wellicht niet zo'n goed idee.

Eén van de taken van een planner is o.a. ervoor zorg dragen de juiste auditor aan het juiste project wordt gekoppeld.

Iedere norm heeft zo z'n eigen eisen. Maar wat dacht u van organisaties die voor meerdere normen gecertificeerd willen worden... nog meer eisen. Of organisaties met meerdere vestigingen. Of "erger", met vestigingen in het buitenland...

Als eerste wordt er door de planner gekeken naar de organisatie zelf: welke normen, welk onderdeel wordt er gecertificeerd, heeft het bedrijf meerdere vestigingen die gecertificeerd moeten worden et cetera.

De volgende stap is het samenstellen van het auditteam. Dit begint met het toewijzen van een lead auditor (voor zover deze al niet bekend is – denk bijvoorbeeld aan een hercertificatie). Bij wat kleinere organisaties met één of twee normen kan het toewijzen van het project aan één auditor voldoende zijn. Mits deze natuurlijk voor deze norm(en) gekwalificeerd is (en ervaring heeft in de desbetreffende sector).

Bij een wat groter project worden er veelal meerdere auditoren en/of specialisten ingezet. Een lead auditor kan tenslotte ook niet overal verstand van hebben, of simpel weg op meerdere locaties tegelijk zijn.

Nu komt er – voor mij dan – een aantrekkelijk onderdeel van de planning: het samenstellen van een auditteam. Lekker puzzelen.

Bij het samenstellen van het auditteam heeft de planner regelmatig overleg met de lead auditor. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken wat de lead auditor zelf gaat uitvoeren, welke vestigingen hij of zij zelf met een bezoekje gaat vereren et cetera. Maar bijvoorbeeld ook aan welke eisen de overige leden van het auditteam moeten voldoen.

Om een lang verhaal kort te houden.

Na veel puzzelen, bellen, mailen, overleggen et cetera heb je een gekwalificeerd auditteam samengesteld. En ook niet onbelangrijk de agenda's op elkaar kunnen afstemmen. Dat laatste is overigens ook geen sinecure. U kent het wel, druk druk druk en volle agenda's.

Als alles is geregeld, kan het auditteam aan het grote avontuur beginnen: de audit kan worden uitgevoerd.

Tijd voor de planner om even lekker achterover te zitten... of toch niet... het volgende project is alweer in aantocht.

"Planning, never a dull moment or boring day!"

Marco en de Planning

Zelf ben ik planner geweest bij DNV GL Business Assurance. Dit voor zowel de regio UK & Ireland als de regio Benelux. Hierbij was ik de laatste jaren verantwoordelijk voor zowel de Bouw als de Zorg sector.

Wat sprak (en spreekt) mij aan in de functie van Planner?

- De functie van planner heb ik altijd als een mooie, afwisselende en uitdagende functie gezien. De contacten met klanten en collega’s uit verschillende landen, met verschillende achtergronden en culturen heb ik altijd als prettig ervaren. Mede gezien de verschillende randvoorwaarden en (tegenstrijdige) belangen is het niet altijd een makkelijke functie, maar ik houd wel van een uitdaging en gepuzzel.

Waar moet volgens mij een planner aan voldoen?

- Naar mijn mening moet een planner in ieder geval stressbestendig zijn en iemand zijn die zich niet snel gek laat maken. Daarnaast moet je het ook prettig vinden om te puzzelen, dingen uit te zoeken, te regelen. Oplossingsgericht zijn. Ook niet onbelangrijk is dat je goed met mensen om moet kunnen gaan. Een positieve instelling is natuurlijk ook mooi meegenomen.

Zal ik willen terugkeren naar een planningsfunctie?

- Ja, waarom niet. Terugkijkend was het een functie die ik altijd met veel plezier heb uitgeoefend.

Tot slot

Alhoewel er nog meer te vertellen valt, wil ik het voor wat dit onderwerp betreft hier voorlopig bij laten. Ik hoop dat u een idee heeft gekregen over het wat en hoe van de werkzaamheden van een planner.

Met vriendelijke groet,

Marco Visser

Dit artikel heb ik op 28 februari 2020 gepubliceerd op LinkedIn. Herpublicatie op mijn eigen website op 7 juni 2020.


Links:

Vergelijkbare artikelen:


Bovenkant Pagina (Top)